Qu'est-ce que l'EDI ?

Communiqué

Une externalisation à 100 %.
Un engagement à 1000 % pour votre réussite.

L'échange de données informatiques (Electronic Data Interchange – EDI) est l'échange, d'ordinateur à ordinateur, entre partenaires d'affaires, de données commerciales simples à des formats normalisés. Cette définition comporte trois concepts essentiels de l'EDI :

  1. Ordinateur à ordinateur : l'EDI optimal permet de transférer des données depuis le système informatique de l'expéditeur directement vers le système informatique du destinataire sans aucune intervention humaine ; cependant, il n'est pas toujours possible d'exploiter l'EDI aussi efficacement.
  2. Données commerciales simples : l'EDI est utilisé pour les documents commerciaux simples, comme les bons de commande et les factures. Il ne peut pas être employé pour les documents commerciaux complexes, tels que les rapports ou les contrats détaillés devant être lus et analysés par des individus.
  3. Formats standard : une définition standard de l'emplacement et de la structure des données est fournie. Du texte non structuré ne permet pas l'EDI.

Le processus papier conventionnel nécessite qu'une personne gère une version imprimée des données informatiques et l'expédie. Après quoi, le destinataire saisit à son tour les données reçues dans un autre ordinateur pour les traiter en interne. (On estime que 80 % des données qui sont saisies dans des ordinateurs proviennent d'autres ordinateurs !) Le processus d'EDI consiste en la transmission d'informations par un ordinateur directement à un autre ordinateur, éliminant ainsi la paperasse et l'intervention humaine.

Avantages de l'EDI

  • Rapidité – Les données peuvent être transférées directement d'un système informatique à un autre, quasiment instantanément.
  • Précision – Les erreurs sont diminuées car les données n'ont pas besoin d'être re-saisies. Le pourcentage d'erreur lié à la saisie de données est de l'ordre de 0,5 à 3 %. Pour de gros volumes de transactions, le potentiel d'erreur est énorme.
  • Simplicité – Les normes d'EDI spécifient le mode de formatage des données et leur emplacement.
  • Sécurité – L'EDI n'est accessible que par les utilisateurs autorisés et s'accompagne d'une création de pistes de vérification et d'un archivage des données. Les données d'EDI peuvent difficilement être modifiées par des utilisateurs non autorisés. Elles sont également exemptes de virus.

Ces quatre avantages permettent d'obtenir les résultats suivants :

  • Cycle achat-vente plus rapide
  • Mouvements de trésorerie plus rapides
  • Délai d'approvisionnement réduit
  • Stocks réduits
  • Capacité de production à flux tendus
  • Meilleures relations avec les partenaires d'affaires

À quoi ressemble un processus d'EDI typique ?

Voici un exemple de processus fournisseur-détaillant : le détaillant débute le processus par la transmission électronique d'un bon de commande (850). Le fournisseur reçoit la commande, l'examine et imprime les étiquettes UCC-128. Puis la commande est emballée, et les étiquettes UCC-128 sont apposées sur le colis. Le colis est alors expédié au détaillant, et le fournisseur lui transmet par voie électronique un avis préalable d'expédition (856). Après l'envoi des marchandises, le fournisseur transmet la facture électronique (810) correspondante. Ces documents électroniques sont envoyés dans un format d'échange de données informatiques (EDI) normalisé.

Qu'est-ce que la norme X12 ?

X12 est la norme multisectorielle conçue par l'American National Standards Institute (ANSI) pour faciliter les échanges commerciaux dans tous les secteurs. Elle offre une architecture commune permettant de produire des communications électroniques dans un langage uniformisé. La norme X12 a été principalement conçue pour les transactions EDI en Amérique du Nord.

EDIFACT, dérivée de X12, est une norme EDI internationale pour les échanges entre différents pays et secteurs.

Aujourd'hui, plus de 300 ensembles de transactions X12 sont utilisés afin de gérer la plupart des aspects de la communication interentreprises dans de très nombreux secteurs, y compris le commerce de détail, les transports, l'automobile, et même au sein du gouvernement. Les transactions courantes incluent notamment les bons de commande, les avis préalables d'expédition et les factures. Les normes X12 sont développées, mises à jour et publiées par l'Accredited Standards Committee (ASC).

Qu'est-ce qu'un réseau à valeur ajoutée (RVA) ?

Un réseau à valeur ajoutée (RVA) est un fournisseur de services qui transmet vos données EDI jusqu'à leurs destinataires. Les réseaux à valeur ajoutée simplifient les processus de communication en réduisant le nombre de vos interlocuteurs. Les RVA servent d'intermédiaires entre les partenaires commerciaux. Ils opèrent généralement comme une boîte de messagerie : une société envoie une transaction à un RVA, et le RVA place ensuite la transaction dans la boîte de messagerie du destinataire. Ce dernier contacte alors le RVA pour récupérer ses transactions et en envoyer d'autres. Ce fonctionnement est similaire à celui du courrier électronique mais au lieu d'utiliser du texte non structuré, les données respectent un format normalisé. EasyLink exploite un réseau à valeur ajoutée qui offre des services de type messagerie et transmet les données par Internet.

Que sont les catalogues électroniques de produits et la codification à barres ?

Catalogues électroniques de produits
Les catalogues électroniques de produits ressemblent beaucoup aux catalogues papier ; cependant, ils ne s'accompagnent pas d'un processus d'impression long et coûteux, ce qui permet une mise à jour fréquente. Ces catalogues sont utilisés par les entreprises acheteuses et sont parfois ouverts aux fournisseurs.

Les fournisseurs de services de catalogage servent de répertoire centralisé pour les catalogues de divers vendeurs. Ces répertoires permettent d'intégrer une tarification spécifique à chaque client et les informations d'une large gamme de produits. Les acheteurs peuvent donc accéder au catalogue pour demander des renseignements à des fournisseurs spécifiques ou rechercher des informations sur des produits particuliers.

Généralement, les catalogues électroniques de produits peuvent être remplis de différentes manière, notamment :

  • Ensemble de transactions EDI 832
  • Tableur
  • Applications propriétaires type Web pour la saisie et la mise à jour directes

Codification à barres
Il existe de nombreux types de codes-barres pour l'identification des produits mais les plus utilisés sont les suivants :

  • GTIN – Un code article international (Global Trade Item Number – GTIN) est un nombre à 14 chiffres qui identifie une marchandise. Le GTIN remplace de plus en plus souvent l'UPC. Il s'agit d'un code d'identification de l'UCC qui englobe d'autres codes de l'UCC (UPC, EAN-13 et EAN-8) ; il peut être déterminé en ajoutant deux zéros devant le code UPC afin d'atteindre un total de 14 chiffres.
  • UPC – Le code universel des produits (Universal Product Code – UPC) est un moyen standardisé pour votre partenaire commercial d'identifier vos produits. La plupart de vos partenaires exigent que vous, leur fournisseur, disposiez de codes UPC. L'UPC est un nombre à 12 chiffres, généralement composé d'un bloc de six chiffres (l'identifiant fabricant de l'UCC), de cinq chiffres qui désignent votre produit et enfin d'un chiffre de contrôle. Le chiffre de contrôle est calculé sur la base des 11 chiffres précédents.
  • EAN – Le code article européen (European Article Number – EAN) est la version européenne du code-barres des produits de consommation.
  • EPC – Le code produit électronique (Electronic Product Code – EPC) est le code-barres électronique intégré aux puces RFID.