Workflow Service

Überblick

Wie leitet Ihr Unternehmen das Routing, die Zuordnung, die Handhabung der Warteschleifenfunktion und die Priorisierung von wichtigen Nachrichten und Dokumenten wie z.B. Geschäftsbestätigungen, Antragsformulare und Bestelländerungsdokumentationen, die ausschlaggebend für den Erfolg Ihres Unternehmens sind? Erhalten Sie diese Dokumente und Nachrichten als Faxe, E-Mails oder als Papierkopien? Sind Ihre Prozesse und Verfahren sicher und konform?

Wir in EasyLink hören oft von Unternehmen, dass Sie Probleme mit der Steuerung und Verwaltung Ihrer wichtigen Geschäftsmitteilungen haben. Häufig verwenden Firmen bestehende Anwendungen und Verfahren, die nicht mit der Sicherheit, Agilität und Geschwindigkeit in der Ihre Organisation arbeitet, Schritt halten kann, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Unternehmerische Herausforderungen :

• Unternehmen die noch Faxgeräte verwenden, müssen sicher stellen, dass alle empfangenen und gesendeten Faxe entsprechend bearbeitet werden. Das bedeutet oft, dass manuelle Prozesse wie das Abstempeln per Hand und das Protokollieren von Faxen in einem Excel-Dokument zu den täglichen Beschäftigungen gehören, um die Verarbeitung der Faxe zu bestätigen.
• Viele Unternehmen sind überfordert Ihre  verschiedensten Informationsquellen zusammenzulegen, damit eine zentralisierte Verarbeitung, Überprüfung und Verantwortlichkeit möglich ist.
• Manche Unternehmen verwenden Ihren E-Mail-Server als Trichter, um ihren Geschäftsverkehr an die jeweiligen Mitarbeiter für die Verarbeitung weiterzuleiten. Dabei werden E-Mails oft in gewöhnliche Ordner archiviert. Dieser Prozess macht es fast unmöglich nach zu verfolgen, wer welches Dokument bearbeitet hat.
• Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter, die sich an verschiedenen Standorten befinden, wird oft erschwert bei Faxnummern, die nur an eine zentrale Nummer geleitet werden.

Der EasyLink Workflow-Service (EWS) ist eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, die Ihrer Firma eine maßgeschneiderte Anwendung  für die Zentralisierung, die Verwaltung, die Handhabung der Warteschleifenfunktion und die Verarbeitung  Ihrer eingehenden Geschäftskommunikation ermöglicht.

EWS ist ein hoch entwickelter gehosteter Service, der eine moderne Warteschlangenfunktion für wichtige Mitteilungen, Erinnerungen, Warnungen und umfangreiche Protokollfunktionen mit einer Web 2.0 –Schnittstelle kombiniert, damit Ihr Unternehmen Zugang zu kundenspezifischen Anwendungen hat.

EWS kann einige Ihrer geschäftlichen Herausforderungen für Sie lösen:

• Mitteilungen, die Sie aus verschiedenen Kommunikationsquellen wie Fax, E-Mail oder als Papierkopie erhalten, zu einem einzigen Arbeitsablauf zusammen zu führen.
• Umfangreiche Sicherheits- und Prüfungskontrollen, die Ihrem Unternehmen ermöglichen, die Sicherheits- und Unternehmensrichtlinien zu erfüllen.

• Mit dem Ausgleichssystem für die Arbeitsbelastung, erhalten Sie eine vollständige Transparenz und Kontrolle über  die jeweilig geleistete Arbeit Ihrer Mitarbeiter.
  Zum Beispiel ermöglicht der Workflow-Service den Administratoren Geschäftsdokumente schnell und einfach an
  Mitarbeiter neu zu verweisen, wenn Sie diese benötigen.

• Die Fähigkeit, komplexe Geschäftsregeln direkt in Ihren Arbeitsfluss einzubauen, damit das Routing, das Priorisieren, die Zuordnung  Ihrer Geschäftskommunikation garantiert Ihre Bedürfnisse erfüllen kann.

Funktionen

MODERNE DOKUMENTENVERWALTUNG

Die einzelnen Schritte, die Sie für das Übertragen von Daten von E-Mail, Fax Papierkopien oder anderen Formaten auf Ihr Back-Office-System benötigen, sind oft sehr arbeitsaufwendig und kostspielig.

Zudem können Fehler gemacht werden, die nicht nur die Korrektur erfordern, sondern auch Ihre Daten und den Betrieb beeinflussen.

Mit Hilfe des Workflow-Services (EWS) von EasyLink können Sie Ihre Dokumente und die jeweiligen Geschäftsprozesse besser kontrollieren und arbeitsaufwendige Dateneingaben ersetzen.

Der Workflow-Service ist eine 100%  ausgelagerte Software als Service-Anwendung, die innerhalb des EasyLink Netzes gehandhabt wird.

WIE  FUNKTIONIERT ES

EasyLink wird die Bedürfnisse Ihres Unternehmens identifizieren, um einen Arbeitsflussprozess für Sie maßzuschneidern, der Ihren Geschäftsprinzipien, Struktur und den jeweiligen Informationen entsprechen.

Dieser Arbeitsablauf wird dann auf dem sicheren, redundanten und globalen Netzwerk von EasyLink gehostet, damit ein unkomplizierter Sofortzugriff von überall auf der Welt gewährt ist.

Mit dem Workflow-Service (EWS) von EasyLink werden E-Mail, Fax, Papierkopien und andere Dokumente direkt in die kundenspezifischen Online-Arbeitsabläufe verlegt und werden durch das Netzwerk von EasyLink verwaltet.

EWS kann einen oder viele Teile Ihrer Arbeitsabläufe für die Transaktionsverarbeitung unterstützen. Dieser Service ermöglicht es Ihnen:

• Empfangene Dokumente zu verarbeiten und diese dann an das Back-Office-System Ihrer Firma weiterzuleiten.
  Leistungsmerkmale und Funktionalitäten:
  • Datenextraktion
  • Feldebene Validierung
  • Kundenspezifische Lieferformate
• Die Arbeitsabläufe Ihrer empfangenen Dokumente zu verwalten. Diese Dokumente werden dann innerhalb des EWS  verarbeitet und als Daten an Ihr Back-Office-System übertragen. Leistungsmerkmale und Funktionalitäten:
  • Warteschlangenverwaltung - kundenspezifische Warte- und Unterwarteschlangen, die an Ihr Geschäft angepasst sind.
  • Verwaltung von Geschäftsregeln – setzen Sie Ihre Geschäftsprinzipien innerhalb der Workflow-Anwendung durch.
  • Routing- leiten Sie einfach Ihre Geschäftskommunikation innerhalb des Arbeitsflusses auf andere Gruppen oder Warteschlangen weiter.
  • Zuteilung - übertragen Sie eine Aufgabe von einem Benutzer auf einen Anderen.
  • Feldüberprüfung – die Feldebene Validierung in Ihrem Webbrowser ermöglicht  ein schnelles Feedback.
  • Rollenbasierte Sicherheit – Legen Sie Ihre eigenen Sicherheits- und Zugangsrollen für Warteschlangen und Dokumente fest.
  • Anmerkungen – aktualisieren oder versehen Sie Dokumente und Transaktionen mit Anmerkungen.
  • Suche – Finden Sie Dokumente mit Hilfe der  der Metadatenfelder, die von Ihrer Firma erstellt worden sind, wieder.

Der Workflow-Service von EasyLink bietet viele Vorteile für betriebliche Führungskräfte, wie:

• Überprüfbare Transaktionsverarbeitung, die mit den strengen Sicherheitsregelungen übereinstimmt.
• Webbrowser-basierte Transaktionsverarbeitung für die Überwachung und Berichterstattung.
• Armaturenbrettansicht mit Warteschlangenstatus und Alarmierungs-Metrik.
• Workload-Abgleich durch einfache Verschiebung und Neuverteilung von Transaktionen zwischen den einzelnen Benutzern.