Dokumentenerfassung und Management

Überblick

Täglich begegnen Unternehmen neue Herausforderungen die empfangenen Faxe,  E-Mails und Papierdokumenten in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Für Ihre Kunden und Handelspartner ist es sehr einfach und bequem Faxe und E-Mails an Sie zu versenden, jedoch sind diese für Sie schwierig zu verarbeiten. Zudem kommt noch dazu, dass gefaxte Informationen in vielen verschiedenen Formaten und Qualitätsniveaus erhalten werden. Einige Herausforderungen, die Ihrem Unternehmen begegnen, wenn Sie empfangene E-Mails und Faxe in durchgängige Prozesse (Straight Through Processing) integrieren, sind wie folgt:

• Die Genauigkeit der manuellen Dateneingabe muss verbessert werden.
• Eine schnellere Bearbeitungszeit bei der Eingabe von E­-Mails und Faxe in Ihr Back-Office-System wird benötigt.
• Erhöhte Kosten für den Ausbau Ihres Personals und der Infrastruktur, um die Geschäftskommunikation während Spitzenzeiten effizient zu bearbeiten.
• Stellenbesetzung für die Verarbeitung der Informationen in mehreren Sprachen.

Der Dokumentenerfassung- und Management-Service von EasyLink wurde entworfen, um Unternehmen bei diesen Herausforderungen  behilflich zu sein. Durch die Nutzung der globalen Fax-Infrastruktur, einer 100% Qualitätskontrolle durch Fachkräfte, hoch entwickelte OCR/ICR und Dokumentenerfassung, wird die höchste Datengenauigkeit garantiert.

Der Dokumentenerfassung- und Management-Service von EasyLink kann für alle Geschäftsprozesse eingesetzt werden, die eine schnelle Bearbeitungszeit und eine erhöhte Datengenauigkeit erfordern. Die folgenden Geschäftsprozesse können von diesem Service profitieren:

• Auftragsbearbeitung – Unternehmen können erheblich die Kosten für die Bearbeitung eines jeden Auftrages senken, indem sie die Aufträge viel schneller abwickeln können. Dies bildet einen Hauptbestandteil eines effektiven Lieferketten-Management. EasyLinks Dokumentenerfassung- und Management-Service ermöglicht Ihnen, Fax- und E-Mail-Aufträge direkt in EDI, XML oder andere Dokumentenformate umzuwandeln.
• Antragsformulare – Versicherungsgesellschaften messen ihre Leistungen durch die Geschwindigkeit, in der sie die Anträge ihrer Kunden bearbeiten. Jedoch beinträchtigen die Anträge, die sie per Fax erhalten, die Geschwindigkeit ihrer Bearbeitungszeit, da sie die Daten erstmal manuell abtippen und in ihren Arbeitsfluss verarbeiten müssen. Der Dokumentenerfassung- und Management-Service von EasyLink ermöglicht Ihnen die Antragsformulare, die Sie per Fax oder E-Mail erhalten, direkt  in verschiedene Datenformate wie ACORD XML umzuwandeln.
• Zeitnachweise und Spesenformulare – die Eintragung und Verarbeitung von Zeitnachweise und Spesenformulare, gehören mitunter zu den wichtigsten Tätigkeiten einer große Serviceorganisationen, da ihr Einkommen von der Geschwindigkeit der Verarbeitung dieser Informationen in ihr Finanzsystem abhängig ist, um Rechnungen zu erzeugen. Verzögerungen in der Eingabe und Verarbeitung dieser Daten beeinflussen somit die Profitabilität des Unternehmens. EasyLinks Dokumentenerfassung- und Management-Service ermöglicht Ihnen die Informationen, die Sie per Fax erhalten, direkt in verschiedene Datenformate umzuwandeln, um diese in Ihr Finanzsystem zu übertragen. Zudem werden Ihre originalen Dokumente und Bilder in ein Archivierungssystem für zukünftige Prüfungen gespeichert.

Funktionen

Wendet Ihre Firma ein Vermögen für die Dateneingabe von Faxen und E-Mails auf?  Stoßen Sie auf Kostenüberschreitungen und auf erhöhte Verzögerungen, sobald das Volumen an zu verarbeitenden Dokumenten oder die Komplexität der Verarbeitung zunimmt? Der Dokumentenerfassung- und Management (DEM)-Service von EasyLink wurde entworfen, um Unternehmen bei diesen Herausforderungen  behilflich zu sein.

EasyLinks Dokumentenerfassung- und Management-Service verringert Kosten- und Zykluszeiten, bei gleichzeitiger Steigerung der Genauigkeit Ihrer wichtigen Geschäftskommunikation erhöht. Einige Vorteile dieses Services sind:

• Wandeln Sie Ihre manuellen Prozesse in 100% durchgängig elektronische Prozesse (Straight Through Processing) um.
• Beseitigen Sie Kosten, Verzögerungen und Fehler, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind.
• Erhöhen Sie die Einhaltung von Datenschutz-, Sicherheits- und anderen Vorschriften.

Der Dokumentenerfassung- und Management-Service von EasyLink kombiniert ein globales Fax-Netzwerk mit Qualitätskontrolle durch Fachkräfte,  hoch entwickelte OCR/ICR und Arbeitsabläufe (Workflows), um Ihre  manuellen Dateneingabe-Prozesse mit einer automatischen Einspeisung ihrer Daten in Ihr Back-Office-System zu ersetzen.

Die Funktionen beinhalten:

• 99.5%  garantierte Genauigkeit der Feldebene für Ihre Dokumente und Formulare.
• Die Fähigkeit, unstrukturierte Dokumente in vielen verschiedenen Formaten zu bearbeiten.
• Schnelle Abfertigungszeit - häufig schneller als 30, 60 oder 120 Minuten.
• Mehrsprachige Fähigkeiten mit hoher Genauigkeit.
• Liefern von Dokumenten in vielen verschiedenen Formaten einschließlich ACORD XML, EDI, XML, CSV, Flat File und iDoc.
• Direkte Integration Ihrer Prozesse mit unseren durch den Web-Service integrierten Kundenlisten und einer online basierten Ausnahmebehandlung.
• Lieferung von Monatsbilanz- und Ausnahmeberichten.

ROI

Der Dokumentenerfassung- und Management (DEM)-Service von EasyLink bietet Ihnen eine hohe Kapitalrendite, da sich innerhalb weniger Monate nach dem Wechsel die Investitionskosten amortisieren. Abhängig von dem Prozess, der Dokumentenart und dem Volumen kann EasyLinks DEM-Service die Bearbeitungszeiten eines jeden Formulars drastisch kürzen und die Kosten somit erheblich verringern.

EasyLink hat z.B. einer großen Versicherungsgesellschaft dabei geholfen, deren Kosten für die Bearbeitung von Antragsformularen von $20 auf unter $2 pro Antrag zu senken und ihre Bearbeitungszeit um 200% zu erhöhen.

Ein anderes Unternehmen hat mit Hilfe des Dokumentenerfassung- und Management-Services über 50% seiner Bearbeitungskosten pro Auftrag senken können, während sie die Genauigkeit der Dateneingabe erhöhen und die Zykluszeit verringern konnten.

Jedes Geschäft ist unterschiedlich. Jedoch ist es für alle Unternehmen jeder Größe wichtig, eine hohe Investitionsrendite (ROI) zu erzielen.

EasyLink wird mit Ihnen zusammen Ihre bestehenden Maßnahmen und Bearbeitungskosten analysieren, um festzustellen, ob Ihr bestehendes Dokumentenerfassungs- und Management-System Ihre Kosten reduziert, die Genauigkeit der Dateneingabe erhöht und Zykluszeiten verkürzt. Wir ermessen den Mehrwert (ROI) für unserer Dienstleistung für Sie wie folgt:

• Die Ermittlung der Gesamtkosten für den Erhalt von jedem einzelnen Dokument, egal ob es ein Fax, E-Mail oder Papierformular ist.
• Verständnis für die Bearbeitungskosten eines jeden einzelnen Dokuments in Ihre Backoffice-Anwendungen zu entwickeln. Dies umfass nicht nur die Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Eingabe der Daten verwenden, sondern auch die Verwaltungs- und Wartungskosten der Infrastruktur für Ihre eingehenden Fax, E-Mail und Papier gescannten Informationen.
• Herausfinden, welche Auswirkungen Ausnahmen und Fehler für Ihr Unternehmen haben. Wie hoch sind die Kosten, wenn Sie eine falsche Warenanzahl auf Ihrer Bestellung angegeben haben? Was für Kosten entstehen für Ihre Firma, wenn ein Antragsformular falsch in Ihr System eingegeben worden ist? Wie lange benötigt Ihr Team Fehler und Datenungenauigkeit zu korrigieren?

Wir ermitteln den Mehrwert unserer Dienstleistungen für Sie, indem wir herausfinden, wie viel Geld wir Ihnen pro Formular einsparen, wie viel wir die Genauigkeit Ihrer Dateneingabe steigern und wie viel schneller wir Ihre Dokumente in Ihre Backoffice-Infrastruktur übertragen können. Diese Kriterien helfen Ihnen dabei, die Investitionsrendite (ROI) zu ermitteln, die Sie bei dem Einsatz des Dokumentenerfassung- und Management-Service von EasyLink erhalten werden.