Was ist EDI?

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Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist der Austausch von Standard-Geschäftsdokumenten im elektronischen Format von Computer zu Computer zwischen zwei Unternehmen. Die drei grundlegenden Konzepte über EDI sind:

  1. Computer-zu-Computer: In seiner leistungsfähigsten Form fließt der EDI direkt aus dem Computersystem eines Absenders in das Computersystem eines Empfängers hinein, ohne irgendeine menschliche Intervention. Jedoch ist es nicht immer möglich den elektronischen Datenaustausch auf dieser  leistungsfähigsten Weise zu betreiben.
  2. Betrieblichen Routinedaten: EDI wird für routinemäßig erhobene Daten wie Kaufaufträge und Rechnungen verwendet. EDI wird nicht für nichtroutinemäßige Geschäftsdokumente, wie komplizierte Verträgen oder für Information, die Menschen lesen und analysieren müssen, eingesetzt.
  3. Standarddatenformate: Eine Standarddefinition der Position und der Struktur der Daten wird zur Verfügung gestellt. Unstrukturierter Text kann nicht für EDI verwendet werden.

Der herkömmliche papierbasierte Prozess erfordert, dass jemand eine gedruckte computererzeugte Form erstmal bearbeitet und sie dann per E-Mail weiterleitet. Der Empfänger muss dann die erhaltenden Daten manuell in einen Computersystem, für die interne Verarbeitung, eingeben. (Es wird geschätzt, dass 80% der Daten, die in einen Computer manuell eingegeben worden sind, von einem anderen Computer wieder ausgegeben werden). Mit Hilfe eines EDI-Prozesses, werden die Informationen direkt zu einem anderen Computer übermittelt. Somit werden die zeitaufwendige Schreibarbeit und jegliche menschliche Intervention beseitigt.


Vorteile von EDI

  • Geschwindigkeit - Daten können direkt aus einem Computersystem heraus in ein anderes System mit wenig oder gar keiner Verzögerung übertragen werden.
  • Genauigkeit - Fehler werden verringert, da die Daten nicht manuell eingegeben werden müssen. Die Fehlerhäufigkeit von manueller Eingabe beläuft sich auf 0,5 bis 3%. Bei großen Transaktions-Volumen steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass Übertragungsfehler in den Prozess einfließen.
  • Einfachheit - EDI-Standards legen fest, wie Daten formatiert werden und wo man sie finden kann.

  • Sicherheit - EDI ist nur für berechtigte Benutzer zugänglich. Dies schlieβt Prüflisten und die Archivierung von Daten mit ein. Unberechtigte Benutzer können nur sehr schwer EDI-Daten ändern. EDI ist auch nicht anfällig für Computer-Viren.

Dieser vier Vorteile liefern die folgenden Resultate:

  • Kürzere Kauf- und Verkaufszykluszeiten
  • Schnellerer Zahlungsfluss
  • Verkürzte Auftragsdurchlaufzeit
  • Optimierter Lagerbestand
  • Fähigkeit, Just-In-Time Produktion durchzuführen
  • Verbesserte Geschäftsbeziehungen zu Handelspartner

Wie sieht ein typischer EDI-Prozess aus?

Ein typischer EDI-Prozess zwischen einem Lieferanten und einem Einzelhändler besteht aus folgenden Schritten: Der Einzelhändler leitet den EDI-Prozess mit einer elektronischen Übertragung eines Kaufauftrages (850) ein. Der Lieferant empfängt und verarbeitet den Auftrag, um UCC-128 Aufkleber auszudrucken. Dann wird die Lieferung verpackt und die Kartone mit den UCC-128 Aufklebern versehen. Die Kartone werden dann zum Einzelhändler versendet und der Lieferant überträgt elektronisch ein Versand-Avis (856). Nachdem die Waren versandt wurden, überträgt der Lieferant eine elektronische Rechnung (810) an den Einzelhändler. Diese Art von elektronischen Dokumenten wird in einem  Standardformat des elektronischen Datenaustausches (EDI) gesendet.

Was ist X12?

X12 ist der branchenübergreifende Industriestandard, der von dem American National Standards Institute (ANSI) entworfen wurde, um jede mögliche Arbeitsweise in jedem Industriezweig zu unterstützen. Dieser Industriestandard hat eine einzelne Architektur und produziert eine allgemeine, konstante Sprache für die elektronische Kommunikation. X12 wurde hauptsächlich als EDI-Standard für den nordamerikanischen Markt entworfen.

Der EDIFACT-Standard ist aus dem X12-Standard hervorgegangen. EDIFACT ist ein internationaler und branchenübergreifender EDI-Standard.

Heute werden über 300 X12-Transaktionssätze (Informationsblöcke in EDI) für die meisten Bereiche der Geschäftskommunikation in vielen verschiedenen Industriezweigen wie Einzelhandel, Regierungsbehörden, Verkehrswesen und Automobil verwendet. Allgemeine Transaktionen umfassen Kaufaufträge, Versand-Avis und Rechnungen. Das Accredited Standards Committee (ASC) entwickelt, verwaltet und veröffentlicht die X12- Standards.

Was ist ein Value-Added Network (VAN)?

Ein Value-Added Network (Mehrwertnetzwerk), oft als VAN abgekuerzt, ist ein Diensterbringer, der Ihre EDI-Daten an Ihre Handelspartner oder Kunden übermittelt. Die Value-Added Networks (VAN) vereinfachen den Kommunikationsprozess, indem sie die Anzahl der beteiligten Parteien verringern. Im Wesentlichen funktioniert ein VAN wie ein elektronischer Briefkasten (Mailbox), wobei Transaktionen von einem Unternehmen an ein VAN gesendet werden, welches dann diese Daten in die elektronische Mailbox des Handelspartners abgelegt. Der Handelspartner wählt sich in das VAN ein, um die gespeicherten Daten abzurufen. Das VAN ähnelt dem E-Mail, jedoch wird nicht wie bei E-Mail unstrukturierten Text, sondern strukturierte standardisierte Daten verwendet. EasyLink bietet  ein Value-Added Network (VAN) an, der den Mailbox-Service und die sichere Übertragung von Daten über das Internet miteinschließt.

Was sind elektronische Produktkataloge und Barcode (Strichkodierung)?

Elektronische Produktkataloge
Elektronische Produktkataloge sind den Papierkatalogen sehr ähnlich; jedoch können die elektronischen Kataloge viel schneller und häufiger aktualisiert werden, da sie keinen langsamen und teuren Druckprozess durchlaufen müssen. Diese Kataloge werden für den zwischenbetrieblichen Warenverkehr und/oder als Einkaufskataloge genutzt. Manche Handelspartner verlangen von ihren Lieferanten die Bereitstellung eines elektronischen Kataloges.

Katalog-Anbieter bieten eine zentrale Verwaltung der elektronischen Kataloge von mehreren Lieferanten. Diese verwaltenden Verzeichnisse (Repository) unterstützen kundenspezifische Preiskalkulation und breit gefächerte Produktinformationen. Dieses ermöglicht Kunden auf Informationen von spezifischen Lieferanten oder Produktinformationen zu zugreifen.

Daten können auf unterschiedlicher Weise in elektronische Produkt-Kataloge zugefügt werden:

  • EDI- Transaction Set-832
  • Tabellenkalkulation
  • Eigene webbasierten Anwendungen für die direkte Eingabe und Aktualisierung der Daten

Barcoding (Strichkodierung)
Es gibt viele Arten von Barcodes, um Produkte zu identifizieren. Die folgenden sind die am meisten genutzten Barcode-Formate:

  • GTIN – Die ‘Global-Trade-Item-Nummern‘ ist eine Zahl mit 14 Stellen, um Waren zu identifizieren. Das GTIN-Format wird inzwischen immer häufiger als der UPC-Code eingesetzt. Die GTIN-Nummer ist ein Sammelbegriff für die Code-Schemata der UCC Barcode-Kennzeichen (UPC, EAN-13 und EAN-8). Die 14-stellige GTIN wird durch Voranstellen führender Nullen aus den bisherigen 13-, 12- und 8-stelligen Artikelnummern gebildet.
  • UPC – Der ‘Universal Product Code‘, kurz UPC, erlaubt Handelspartner Produkte über einen Nummerncode zu identifizieren. Die Mehrheit der Handelspartner fordern, dass die Produkte von ihren Lieferanten mit UPC-Nummern versehen sind. Der UPC ist eine 12-stellige Nummer, die normalerweise aus einem  6-stelligen Identifikation-Nummernblock (Identifikation des UCC-Herstellers) und einem 5-stelligen Produkt-Identifizierungs-Nummernblock  besteht. Die 12. Stelle der UPC ist eine Prüfziffer, die  anhand der vorherigen 11 Ziffern berechnet wird.
  • EAN – Die ‘European Article Number‘ (EAN) ist  die europäische Version einer unverwechselbaren Produktkennzeichnung für Handelsartikel.
  • EPC – Der elektronische Produktcode (EPC) ist der elektronische Barcode, der in RFID-Chips eingebettet wird.