工作流程服務

總覽

貴公司如何處理關鍵訊息與文件的路線發送、工作指派、佇列及優先排序作業？例如交易確認、索賠申請表及訂購單例外狀況等帶動業績的重要資訊。這些訊息是以傳真、電子郵件或紙本方式送達貴公司？貴公司的處理程序是否安全且遵循法規要求？

EasyLink 常耳聞公司嘗試管理商業訊息流程時，所面臨的種種問題。通常公司內部已有既定的應用程式及程序組合，但這些既定的方式與公司要求的安全性、靈活性與速度無法完全契合，因此也無法保持競爭力。據我們瞭解，公司常面臨下列問題：

• 仍使用傳真機的公司必須確保正確處理每一張傳真。最後，他們通常會使用人工查核程序（例如實體戳章及 Excel 試算表）記錄每一張傳真，然後在下班前確認正確處理該傳真。
• 公司通常急著將不同的商業訊息來源整合到同一處，以便集中處理、追蹤並確認責任歸屬。
• 以電子郵件伺服器為主要管道，將商業處理項目轉交使用者進行後續處理。此程序通常包含專門保存電子郵件的「資料夾」，並且建立起一套有欠考慮的工作流程，因此，想要追蹤哪些人完成了哪些事項幾乎是不可能的任務。
• 遍佈多個不同地點的使用者必須共同合作；只能在單一地點接收的傳真號碼，通常會使合作更雪上加霜。

EasyLink「工作流程服務（EWS）」是一套軟體即服務（SaaS）工作流程應用程式，貴公司可以利用這套應用程式部署自訂應用程式，以完成各類型內送商業處理項目的集中化、管理、佇列及處理作業。EWS 是一套成熟的代管服務，結合了進階訊息佇列、快訊及警報、綜合稽核記錄以及 Web 2.0 介面，為貴公司量身打造所需服務。EWS 可以為貴公司解決許多商業營運的問題，包括：

• 將多個不同來源的訊息（包括傳真、電子郵件及紙本資料）合併至單一工作流程應用程式。
• 綜合式安全性與稽核控制，能協助貴公司遵守安全性及治理規範。
• 工作負載平衡系統能掌握貴公司內部每位員工的工作情況，並提供完整能見度與控制。例如，在「工作流程服務」當中，如有需要，管理員可以輕而易舉的將商業文件重新指派給有需要使用該文件的員工。
• 直接將行之有年的商業準則嵌入貴公司的工作流程，因此得以保證商業訊息的發送路線、優先排序、佇列及處理作業，均能符合貴公司的需要。

特色

充分掌控您的文件

將資料移轉換為電子郵件、傳真、紙本或其他格式並傳送至後端辦公系統時，您可能需要採取繁雜的步驟，而且所費不貲。一旦出錯，還必須花時間更正，甚至損及資料的完整性及營運。Easylink「工作流程服務（EWS）」 可以協助您充分掌控文件及相關商業程序，取代龐雜的資料輸入步驟。「工作流程服務」100% 代管服務，在 EasyLink 網路中是以服務應用程式的形式來管理。

運作原理

EasyLink 會與貴公司攜手合作，共同安排並瞭解您的商務需求，並建立量身訂做的工作流程，使其反映貴公司的商業準則、組織結構以及資訊，資訊對公司的重要性更無其他項目能出其右。接下來，我們會在 EasyLink 高度安全性的備援全球網路上代管該工作流程，方便您從全球各地存取。

選用 EasyLink「工作流程服務」之後，電子郵件、傳真、紙本及其他文件的發送路線都將直接納入自訂線上工作流程內，並且交給 EasyLink 網路來管理。EWS 可以在一項或多項處理項目處理工作流程中，提供必要的協助，包括：

• 處理內送文件，並將文件的發送路線納入貴公司的後端辦公系統特色與功能包括：
  • 資料擷取
  • 欄位層級驗證
  • 轉換
  • 自訂遞送格式
• 管理內送文件的工作流程、在 EWS 內處理這些文件，然後將資料提供給貴公司的後端辦公系統。特色與功能包括：
  • 佇列管理 – 自訂佇列及子佇列，並從中反映貴公司的需求
  • 商業準則管理 – 在工作流程應用程式內部實施貴公司的商業準則
  • 路線配置 – 不費吹灰之力，就能將工作流程內的處理項目路線，配置到其他的小組或佇列中
  • 指派 – 將處理項目從一個使用者手上指派給另一位使用者
  • 欄位驗證 – 利用網頁瀏覽器進行欄位層級驗證，並提供快速回饋意見
  • 角色式安全性 – 設定安全性，並使用貴公司自行定義的角色，存取佇列及文件
  • 註解 – 可在文件和處理項目上，輕鬆建立註解或加以更新
  • 搜尋 – 使用貴公司設計的任何中繼資料欄位來尋找文件

EasyLink「工作流程服務」還為營運管理者帶來許多益處，包括：

• 嚴格遵循安全性規章的可稽核處理項目程序
• 網頁瀏覽器式處理項目程序監控與回報
• 透過儀表板檢視佇列狀態、快訊及警示數據
• 工作負載平衡，可在使用者之間輕鬆移動並指派大量處理項目
• 工作流程更符合成本效益