文件擷取與管理

總覽

公司每天開門都得面臨許多挑戰，如何將每天陸續傳送至公司的傳真、電子郵件和紙本文件，整合進入商務流程當中，就是一項非常艱鉅的挑戰。雖然對客戶和商貿夥伴而言，傳真和電子郵件的傳送都非常方便，但對貴公司來說，卻可能相當難以處理，這就是問題的所在。真正的挑戰在於，傳真進來的資料可能採用多種不同的格式，傳真文件的品質也參差不齊。將傳真及電子郵件整合進直通處理程序時，必須面臨以下的挑戰：

• 儘可能提高相關人員重新鍵入資料的正確性
• 有必要大幅縮減將傳真或電子郵件資料輸入後端辦公系統的所耗費的時間
• 考量訓練人員及備妥設備，以處理高業務量及尖峰時段需求的成本
• 組成能夠處理多語資訊的員工團隊

EasyLink「文件擷取與管理」解決方案的設計，足以因應前述的種種挑戰。採用 EasyLink 世界級的全球傳真設備、先進的 OCR/ICR 及資料擷取功能，再搭配 100% 的真人品質控制，保證可以提供最高正確性水準。

EasyLink「文件擷取與管理」可以提供任何商業流程使用，只要有快速轉換資料的需求，同時希望提高資料的正確性，都適合使用此解決方案。許多商業流程都受益於此服務，包括：

• 訂單處理 – 公司可以大幅縮減處理每張訂單的成本，同時降低「訂單轉現金」的週期時間，這是達成供應鏈妥善管理的關鍵數據。EasyLink「文件擷取與管理」可以輕鬆將傳真和電子郵件訂單直接轉成 EDI、XML 或任何其他文件類型。
• 索賠申請表 – 評估保險公司效率的指標之一，就是該公司轉換及處理索賠申請的速度。而傳真索賠表單轉換為資料，然後載入處理工作流程的速度，經常直接影響這項關鍵數據的表現。EasyLink「文件擷取與管理」能讓傳真及電子郵件索賠申請表直通處理為支援格式中的任一種格式，其中包括 ACORD XML 格式。
• 時間與費用表 – 時間與費用表的輸入與處理對大型服務業公司而言，顯得格外重要。將這類資訊載入公司財務系統並產生發票的速度，直接影響了公司的收益。只要有所延誤，公司的營收就會受到影響。EasyLink「文件擷取與管理」可以將傳真資訊直接轉成載入財務系統的資料，同時將原始文件及影像送入封存系統，供日後稽核之用。

特色

為了重新鍵入傳真和電子郵件的資料，貴公司是否花了大把鈔票？貴公司在業務成長的過程中，是否經歷過成本超支及不及原有水準的延遲？EasyLink「文件擷取與管理（DCM）」服務的規劃，正是為了協助公司客戶解決這些惱人的問題。

EasyLink「文件擷取與管理」可以減少成本及週期時間，同時提高商業關鍵資訊的正確性。DCM 的益處包括：

• 將人工處理程序轉化成 100% 電子化直通處理程序（STP）
• 縮減重新鍵入資料衍生的成本、延誤及出錯機會
• 提高隱私權、安全性及其他法規的法規遵循性

EasyLink「文件擷取與管理」結合了全球傳真網路、精準的 OCR/ICR、真人品質檢核及成熟的工作流程，能夠將貴公司的人工處理程序直接經由後端辦公應用程式，轉換成可用消耗性資料。

其他特色包括：

• 保證文件及表單 99.5% 欄位層級正確性
• 能夠處理多種不同格式的非結構化文件
• 加快作業處理時間，通常僅需 30、60 或 120 分鐘
• 多語處理能力，且一律提供高度正確性水準
• 以多種不同的格式遞送文件，包括 ACORD XML、EDI、XML、CSV、文字檔及 iDoc
• 透過網頁式服務直接整合貴公司及 EasyLink 提供的處理程序、整合式客戶名單及線上例外狀況處理
• 提供每月稽核及例外狀況報告

投資報酬率

EasyLink「文件擷取與管理」提供豐厚的投資報酬率，一般可在導入後幾個月內，回收所有轉換成本。根據程序、文件類型及業務量，EasyLink DCM 可以大幅縮減處理時間，並顯著降低每一張表單的處理成本。

例如來說，EasyLink 替某大型保險公司降低處理索賠申請表的完整載入成本，從每張申請表 $20 美元，降至不到 $2 美元的水準，同時使作業完成時間加快超過 200%。

另一家公司的效益也同樣驚人，不僅將每張訂單的處理成本降低了 50%、提高其正確性，更縮短了週期時間。

每一個企業的需求都不同。但是，追求高投資報酬率是所有企業的共同目標，無論規模大小或產業領域，這一點是共同的法則。EasyLink 會與您攜手合作，幫助您找出足以帶動企業成長的有意義成本及測量數據。取得這些測量數據之後，我們就能判斷「文件擷取與管理」解決方案是否能夠實現以下三項關鍵的成功條件：降低成本、提高正確性及縮短週期時間。判斷如何協助您創造投報率時，我們會評估以下幾個要素：

• 判斷接收每一份文件的完整載入成本，包括傳真、電子郵件及紙本文件
• 瞭解處理每一份文件，並經由後端辦公應用程式將其轉換成可快速解讀的資料時，所需付出的成本成本不僅包括貴公司員工花在重新鍵入資料的時間，還包括管理及維護內送傳真、電子郵件及紙本掃描設備的相關基礎建設成本。
• 瞭解例外情況及錯誤對貴公司造成的影響。出貨品項數量與訂購單的要求不同時，貴公司需要額外付出多少成本？如果索賠申請表輸入有誤，貴公司需額外付出多少成本？貴公司的團隊花在修正錯誤及解決資料不正確性的時間有多長？

我們會以每一張表單為單位，比較這些成本及我們能為您節省的開支、說明我們能使貴公司內部程序的正確性提高多少，以及將文件送入後端辦公系統的時間可以加快多少。我們會透過確切的數據，協助您瞭解採用 EasyLink「文件擷取與管理」之後可以獲得的回報。