何謂 EDI

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電子資料交換（EDI）是電腦對電腦的例行商業資料交換作業，通常在商貿夥伴之間以標準資料格式進行。其定義包括 EDI 的三大相關概念：

  1. 電腦對電腦： EDI 會在不需任何人工查核的情況下，利用最具效率的形式從傳送方的電腦系統中，直接流通至接收方的電腦系統內；然而，EDI 有時無法採用最具效率的方式流通。
  2. 例行商業資料： EDI 是提供例行商業文件使用，例如訂購單與發票。但不提供非例行商業文件使用，例如複雜的合約或供人員閱讀及分析的資訊。
  3. 標準資料格式： 提供資料位置及結構的標準定義。非結構性文字則不屬 EDI 的範疇。

傳統報表程序需要指派專人處理列印出來的電腦生成表單，然後寄送出去。接下來，收件人需重新鍵入資料，將資料送回另一台電腦進行內部處理。（據估計，鍵入電腦的資料中，有 80% 是從另一部電腦輸出的資料！）EDI 程序是電腦直接將資料傳輸至另一部電腦的程序，可以縮減文件作業及人工查核的時間。

EDI 的優勢

  • 速度 – 資料可以從電腦系統中直接移動至另一部電腦，而且幾乎不會延遲
  • 正確性 - 無須重新鍵入資料，因此可以減少資料出錯的機會。輸入資料的錯誤率介於 0.5 至 3% 之間。處理項目較龐大時，發生錯誤的可能性相當大。
  • 簡化性 – EDI 標準會指定資料採用的格式及資料的存放位置。
  • 安全性 – 只有授權使用者有權存取 EDI，同時附有稽核記錄及資料封存功能。未經授權的使用者無法輕易變更 EDI 資料，而且資料不受病毒威脅。

綜合前述四大優勢，EDI 可實現以下改善成果：

  • 加快購買銷售週期時間
  • 加快現金流
  • 縮短訂購前置時間
  • 減少庫存量
  • 能夠落實即時生產計劃
  • 改善與商貿夥伴的關係

典型的 EDI 程序為何？

以下是供應商∕零售商程序的範例：整個程序從零售商以電子形式傳送「訂購單」（850）開始。供應商收到訂購貨品後裝箱，然後列印 UCC-128 標籤。接著，包裝訂購貨品，並將 UCC-128 標籤黏貼在外箱上。接著，將外箱出貨給零售商，供應商以電子形式傳送「預先出貨通知」（856）。出貨之後，供應商傳送貨品的電子「發票」（810）。電子化文件是以標準「電子資料交換（EDI）」格式傳送。

何謂 X12？

X12 是美國國家標準協會（ANSI）規劃之跨產業標準，目的是支援各產業的商業功能。提供單一結構的單一標準，建構一個通用、制式化的電子通訊語言；X 12 主要設計的目標是在北美地區成為 EDI 的處理項目的作業標準。

從 X12 衍生出的 EDIFACT 是一項全球通用的 EDI 標準，支援多國及多產業資料交換。

如今，全球已使用超過 300 種 X12 設定來處理不同產業中大部分的企業對企業溝通，包括零售業、政府、交通運輸業及汽車業。常見的處理項目包括訂購單、預先出貨通知及發票。X12 標準是由認可標準委員會（ASC）發展、維護及發行。

何謂加值網路（VAN）？

加值網路（VAN）是一項服務，透過它將您的 EDI 資料傳輸到目的地。加值網路可以減少通訊時接觸的對象，從而簡化通訊的過程。VAN 會在商貿夥伴之間建立橋樑。VAN 通常是仿照郵箱的方式運作，當某公司傳送一筆處理項目至 VAN 後，VAN 就會將該筆處理項目存入接收方的郵箱。接下來，接收方就會與 VAN 聯絡，以取得並傳送其處理項目。原理與電子郵件類似，不同的是傳送的內容並非亂無章法的無結構文字，而是結構式的標準化資料。EasyLink 經營的加值網路即提供這類「郵箱處理」服務，並利用網際網路傳輸資料。

何謂電子化產品型錄與建立條碼？

電子化產品型錄
電子化產品型錄與紙本型錄非常類似；唯一的不同點是電子版產品型錄無須經過緩慢、昂貴的印刷程序，因此可以頻繁地更新。這些型錄主要提供採購單位使用，有時也委託外部供應商製作。

型錄服務供應商形同許多供應商型錄的貯存庫。這類貯存庫支援處理不同客戶的價格資訊及包羅萬象的產品資訊。此機制開放採買單位存取型錄並要求特定供應商提供資訊，或在此搜尋特定的產品資訊。

電子化產品型錄的內容可以透過多種不同的方式填入，包括：

  • EDI 處理項目設定 - 832
  • 試算表
  • 專屬網頁式應用程式，可直接輸入並更新資訊

建立條碼
目前已有多種不同的條碼類型可用來辨識產品；下列是最常用的幾種類型：

  • GTIN – 全球交易品項碼（GTIN）是由 14 位數字組成，可以識別您的商品。GTIN 以極快的速度取代 UPC 的地位。此編碼為其他 UCC 碼（UPC、EAN-13 及 EAN-8）的傘狀 UCC 識別碼，只要在 UPC 碼前方加兩個零，就成為 14 個位數。
  • UPC – 統一商品條碼（UPC）是商貿夥伴辨識您所提供商品的標準形式。多數商貿夥伴都會要求您及其供應商提供 UPC 編碼。UPC 是 12 位數的號碼，通常是由六位數的批號 ID（UCC 製造商的 ID）、五位數的產品辨識號碼組成，最後一個位數則為檢查數字。檢查數字是根據前 11 個位數計算而來。
  • EAN – 歐洲商品條碼（EAN）是歐洲版的消費者條碼。
  • EPC – 電子產品碼（EPC）是嵌入 RFID 晶片的一組電子化條碼。